Meetings

A lo largo de todos estos años trabajando, he tenido ocasión de asistir a muchos tipos de reuniones; con clientes de distintos sectores, con PYMES, internas, con supervisores, de venta,... y en ellas, he podido tener roles muy distintos; mientras que en unos casos las lideraba, en otros estaba solo de apoyo, o de intérprete.

Esto me ha permitido adquirir cierta experiencia en los do's and dont's en estas ocasiones, que creo que pueden ser bastante útiles, siempre teniendo en cuenta que dependiendo del rol que se adquiere en cada reunión, algunas cosas pueden variar.

En primer lugar, es importante conocer al interlocutor. No solo nombre y cargo, sino información sobre su empresa y, a ser posible, sobre sus objetivos en la reunión. Esto permite tanto tratar por su nombre al interlocutor, como tener cierta posición de ventaja en la reunión, al poseer información sobre la otra persona. Pero no disponer de esa información tampoco supone un problema serio, dado que muchas son para conocer al contrario y alinear objetivos.

En segundo lugar, tener siempre a mano el material necesario. Esto puede ser desde una presentación en PowerPoint, hasta una libreta y un boli con los que tomar notas. Lo importante es ir siempre preparado, y no tener que andar pidiendo cosas innecesarias. En mi caso, al llevar siempre la mochila con el ordenador portátil, me es fácil incluir un cuaderno y bolígrafos, pero también llevar una memoria USB encriptada en el que traspasar información y las tarjetas de visita son cosas que no me olvido de tener a mano.

La ropa es otra de las cosas que dicen mucho de nosotros. Por supuesto, hay que vestir acorde con el tipo de reunión, pero en mi caso, al tener ya un dress code marcado desde mi empresa, es más sencillo escoger las prendas. Hay que tener en cuenta tanto el clima como si se va a pasar tiempo de pié o sentado, y si es una comida de trabajo, para evitar colores difíciles por ejemplo. Es mejor apostar por cosas que ya nos hemos puesto antes, que estrenar justo en una reunión, y arriesgarnos a problemas típicos de las prendas nuevas.

En caso de ser el organizador de la reunión, caso con el que me he encontrado varias veces este año, es fundamental conocer con suficiente antelación el número de asistentes a la misma (o al menos un número aproximado), para así poder organizar todas las infraestructuras. Desde la sala donde va a tener lugar la reunión, hasta el catering, o la recepción de los asistentes. Cuando la reunión es en las oficinas del cliente, es importante saber llegar (yo suelo echar un vistazo a Google Maps la noche anterior), y llegar siempre con al menos 5 minutos de antelación, dado que la puntualidad es fundamental. También es adecuado preguntar al anfitrión si necesita algún dato para poder darnos acceso a sus instalaciones (me he encontrado casos en que por no saberlo, hemos tenido que retrasar la reunión hasta una hora).

Y por último pero no menos importante, saber llevar la reunión desde el rol que tengamos. Si estamos de apoyo, tomar notas de todo (desde los asistentes hasta los puntos del día, comentarios de cada uno, apreciaciones personales,...), y si lideramos el encuentro, mantener la calma y llevar la reunión teniendo siempre en cuenta a los asistentes, ofreciendo turnos de palabra, y pasando por todos los puntos del día (quizás escriba otro día sobre como presentar en público, ya que ese tema es tan extenso que da para otra entrada y complementa este tema).